Consultoria em Inovação Organizacional

A Verx Consulting, através de sua unidade de Maturidade Organizacional em Projetos (MOP) passou a oferecer ao mercado um serviço de consultoria com o objetivo de auxiliar as empresas a implementarem Programas de Inovação, suportados por estruturas de fomento, captação, encaminhamento, análise e experimentação de ideias inovadoras (Escritórios de Inovação).

Abaixo, um resumo de nossa abordagem para o assunto.

Modelo de Sistema de Inovação Organizacional

A inovação é definida como a geração de novos conhecimentos, ou novas aplicações de conhecimentos existentes, com o objetivo de agregar valor por meio de novos modelos de negócios, mercados, tecnologias, produtos, serviços ou processos.

O Sistema de Inovação é uma estrutura que permite estimular, gerenciar e fazer avançar as iniciativas de inovação. A matéria-prima fundamental é a ideia, que nasce na operação da empresa e é colocada para transitar em um fluxo (funil de ideias), passando por um verdadeiro “campo de provas” cujo objetivo é identificar sua não viabilidade (levando-a ao descarte) ou fazê-la evoluir até sua efetiva implementação.

Quanto mais rapidamente uma ideia inviável for descartada, melhor para a organização. Desta forma, se o sistema funcionar como uma máquina eficaz e eficiente de descarte cedo, isto deve ser encarado de forma positiva, pois não se estará perdendo tempo e esforço com iniciativas infrutíferas.

De forma similar, quanto mais rapidamente uma ideia viável avançar no funil, mais cedo a organização usufruirá da inovação, ganhando então vantagens mercadológicas / sociais ou melhorando seus processos / ambiente interno.

O Sistema de Inovação é composto por estruturas organizacionais, fluxo de trabalho (calcado no funil de ideias), ferramentas, técnicas, processos e outros elementos que buscam influenciar a cultura local, trazendo-a para o movimento da inovação.

Na Figura 1 temos uma visão macro do Sistema de Inovação.

Componentes do Sistema de Inovação

  • Estruturas organizacionais com dedicação parcial

Trata-se de grupos de pessoas da organização, que desempenham papéis no Sistema de Inovação em caráter voluntário e eventual, fora de suas atribuições do dia a dia, dedicando então um esforço paralelo em prol das iniciativas de inovação. São elas:

    • Polos de Inovação

    São grupos setoriais na empresa que se encarregam de coletar e tratar ideias na sua circunscrição, colocando-as como candidatas a avançar no funil de ideias. Cada polo possui um representante, responsável por recolher e coordenar a pré-formatação das ideias, com auxílio dos idealizadores e participantes locais. 

    • Comitê Apreciador

    É um grupo responsável por apreciar as ideias oriundas dos polos e priorizar as mais promissoras, elegendo em seguida, entre as priorizadas, aquelas que sofrerão análise crítica (um exame mais pormenorizado). Trata-se de uma instância com poder de decisão, normalmente posicionada acima na hierarquia às quais todos os setores que possuem polos de inovação se sujeitam.
    Caso o número de ideias seja muito grande, os próprios polos poderão priorizar suas ideias, devendo, todavia, se reunirem em Comitês Inter-Polos, com o objetivo de evitar submissão de ideias repetidas e verificar a possível sinergia entre ideias. Um Comitê Inter-Polo, se existir, deve contar com um supervisor neutro para balancear a participação e lidar adequadamente com as diferentes visões e interesses de cada polo, às vezes conflitantes.
    As ideias priorizadas que forem eleitas para pleitear análise crítica deverão sofrer uma formatação mais consistente.

    • Comitê Deliberador

    É uma instância formada por representantes da alta administração, que decidirão, com base nos resultados das análises críticas, quais ideias irão para a fase de experimentação (desenvolvimento de protótipos, pilotos, estudos de campo etc., mais concretos) e em seguida, com base nos resultados das experimentações, quais ideias seguirão para efetiva implementação, através de projetos específicos.
    Normalmente, a etapa de experimentação e, principalmente, os projetos de implementação, exigem investimentos de maior monta, daí o nível hierárquico elevado que os atuantes no Comitê Deliberador devem ter.
    O gerenciamento (iniciação, planejamento, execução, monitoração / controle e finalização) dos projetos de implementação encontra-se fora do escopo do Sistema de Inovação, sendo parte do portfólio de projetos da empresa.

    • Áreas da organização que são consultadas sobre aspectos das ideias, dando pareceres técnicos, jurídicos, mercadológicos etc. e participando pontualmente em sessões de análise crítica e experimentações

    Tais áreas podem ser: Jurídico, Produtos, Comercial, Marketing, TI, fornecedores externos especializados etc. As etapas de análise crítica e experimentação esmiúçam múltiplos aspectos das ideias, exigindo portanto um esforço multidisciplinar, com uso de técnicas e ferramentas de design thinking, simulação etc.

  • Estruturas organizacionais com dedicação exclusiva

Trata-se de grupos de pessoas com dedicação integral ao Sistema de Inovação, fazendo-o funcionar. Não possuem atuação no dia a dia da operação da empresa. São elas:

    • Núcleo de Mobilização

    É um grupo responsável por promover internamente o programa de inovação e estimular a participação dos funcionários. Prepara eventos de inovação, acompanha o funcionamento dos polos e das dinâmicas do funil de ideias (facilitando rituais em conjunto, algumas vezes, com o Núcleo de Governança), organiza ações de reconhecimento aos idealizadores, eventualmente com uso de técnicas como a gamificação, realiza comunicações relativas ao programa e difunde conhecimentos.

 

Figura 1 – Visão macro de Sistema de Inovação Organizacional

    • Núcleo de Governança

    É um grupo que cuida de aspectos mais gerenciais do Sistema de Inovação, monitorando o funil de ideias, gerando indicadores diversos (velocidade do fluxo de ideias, quantidades, índices financeiros etc.), tratando riscos e pendências de cada iniciativa em trânsito, garantindo e apoiando a preparação e a execução dos diversos rituais (comitês, sessões de análise crítica e experimentação etc.) e também difundindo conhecimentos.

    Os Núcleos de Mobilização e Governança poderão trabalhar no mesmo espaço físico, constituindo um Escritório de Inovação, obtendo-se desta forma maior nível de colaboração e sinergia.

  • Funil de ideias e sua dinâmica

Toda e qualquer pessoa da organização é convidada a gerar ideias, seja de novos produtos, melhoria em processos, prospecção de novos mercados, ações que melhorem a imagem da empresa etc. Através de um canal adequado, as ideias chegam aos representantes dos polos, que auxiliam os idealizadores a fazerem uma pré-formatação da ideia (redigindo-a de forma adequada, destacando benefícios e necessidades para realização etc.).

Ainda no âmbito dos polos, poderá haver ações de estímulo à geração de ideias, através de técnicas de ideação e identificação e análise de problemas (da operação ou dos clientes).

Todas as ideias pré-formatadas são registradas em um repositório único de ideias, mantido pelo Núcleo de Governança.

Periodicamente, as ideias do repositório são verificadas pelo Comitê Apreciador ou por um Comitê Inter-Polos, a fim de que algumas passem para o status de priorizadas. Neste momento, a ideia é detalhada e é preparado um material para apresentação ao Comitê Apreciador, que decidirá se a ideia merece entrar em um grupo de análise crítica ou se deve ser descartada. Pode ocorrer também da ideia voltar ao repositório no seu status inicial, de não-priorizada, em vez de ser eliminada, pois no futuro uma ideia que hoje é descabida poderá fazer sentido.

A preparação do material para submissão ao Comitê Apreciador é auxiliada pelo Núcleo de Governança.

As ideias que conseguem parecer positivo do Comitê Apreciador entram então em análise crítica, onde ocorrem brainstormings e utilização de técnicas como o six thinking hats, visando explorar o potencial das ideias, bem como desafiá-las.

A análise crítica é realizada em sessões de trabalho multidisciplinares, com participação do idealizador e, eventualmente, de outros membros de seu polo que entendam do negócio e possam contribuir, assim como pessoas de outras áreas de alguma forma envolvidas com aspectos da ideia (jurídico, para verificar se existe alguma barreira legal quanto à eventual implementação da ideia, marketing para ajudar a avaliar a viabilidade de mercado da iniciativa, engenharia, produtos, suporte, etc.). Membros do Núcleo de Governança e do Núcleo Mobilizador também podem participar como facilitadores e como efetivos contribuidores das sessões.

O resultado de uma análise crítica pode ser o descarte da ideia, sua manutenção no repositório para o futuro ou sua promoção para pleitear seguir adiante.

Passando com sucesso pela análise crítica, a ideia estará mais amadurecida e será então submetida ao Comitê Deliberador. Aqui também um material é preparado, com apoio do Núcleo de Governança.

O Comitê Deliberador escolherá, entre as ideias vitoriosas nas análises críticas, quais merecem passar para a fase de experimentação. A experimentação tem um caráter de projeto, envolvendo a realização de um protótipo ou de uma simulação do serviço / processo sugerido pela ideia. Estudos de campo, com amostragens de funcionários ou mesmo clientes podem ser realizados. A ideia então é colocada em prática em um ambiente menor e controlado, através de modelos, por uma equipe multidisciplinar que pode envolver TI, fornecedores externos especialistas e departamentos diversos da empresa.

Novamente, a ideia pode mostrar-se inviável, sendo descartada ou mantida no repositório para o futuro. Se, por outro lado, os resultados da experimentação forem favoráveis, a iniciativa é submetida novamente ao Comitê Deliberador, para pleitear desta vez sua efetiva implementação.

O Núcleo de Mobilização cuida do calendário, das convocações e de toda a logística para as reuniões de submissão dos Comitês Apreciador e Deliberador.

As implementações das ideias são realizadas pelas áreas da organização que estejam aptas a executar os projetos para tal.

Com a efetiva implementação de uma inovação, a organização deve verificar se os retornos esperados foram conseguidos, como ocorre com qualquer projeto.

A Figura 2 mostra os status pelos quais pode então uma ideia transitar durante seu ciclo de vida.

Ao longo do ciclo de vida das ideias, em que os trabalhos do Sistema de Inovação são realizados, cabe ao Núcleo de Governança apurar e reportar periodicamente o andamento das iniciativas do status de priorizadas para frente, gerando indicadores que ajudem a melhorar o sistema.

A determinação ou não de prazos e timeboxes para etapas do Sistema de Inovação deve ser analisada caso a caso nas organizações, pelo Núcleo de Governança em alinhamento com a alta direção.

A formação de polos de inovação está bastante ligada a grandes setores ou assuntos da organização. Deve-se cuidar para que todos os departamentos envolvidos com o core business da empresa contem com polos de inovação. Por exemplo, em um conglomerado financeiro, possíveis polos de inovação poderiam ser: marketing pessoa física, marketing pessoa jurídica, cartões, seguros, investimentos, informática, leasing e mercado internacional.

Figura 2 – Status do ciclo de vida das ideias

 


Recursos para o Sistema de Inovação

O Sistema de Inovação deve funcionar em uma empresa como uma área de projetos, que produz entregas capazes de dar retorno financeiro ou de imagem. Existem, entretanto, incentivos fiscais importantes que podem ser conseguidos, como os providos pela chamada Lei do Bem (Lei 11. 196/05).

É muito comum que a área de TI da empresa esteja envolvida com as iniciativas de inovação, pois muitas ideias envolvem desenvolvimento ou alteração de aplicativos corporativos. Tendo isto em vista, a organização pode rever seu orçamento de TI considerando o Sistema de Inovação como um elemento a mais no contexto.

A inovação é uma preocupação cada vez maior, cada vez mais estratégica para qualquer tipo de organização. Pode determinar seu posicionamento no mercado ou mesmo sua sobrevivência a médio e longo prazos. A criação de um Sistema de Inovação impulsiona a geração e o aproveitamento de ideias, desde as mais revolucionárias (disruptivas) até as que trazem pequenos benefícios (incrementais), todas importantes para a empresa e, em última análise, para o mercado e a sociedade.

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